Preifatrwydd a data

• Byddwn ond yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth os oes gennym seiliau cyfreithlon a rhesymau busnes cyfreithlon dros wneud hynny.
• Byddwn yn dryloyw wrth ddelio â chi, a byddwn yn dweud wrthych sut y byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Os ydym wedi casglu eich gwybodaeth at ddiben penodol, ni fyddwn yn ei defnyddio at unrhyw ddiben arall oni bai eich bod wedi cael gwybod a, lle bo’n berthnasol, wedi cael eich caniatâd.
• Ni fyddwn yn gofyn am fwy o wybodaeth nag sydd ei hangen arnom at y dibenion yr ydym yn ei chasglu ar eu cyfer.

• Byddwn yn diweddaru ein cofnodion pan fyddwch yn rhoi gwybod i ni fod eich manylion wedi newid.
• Gallwch ofyn am gael mynediad at eich manylion a’u cywiro ar unrhyw adeg a dileu unrhyw fanylion nad oes eu hangen ar gyfer gweinyddu eich tenantiaeth. Byddwn yn parhau i adolygu ac asesu ansawdd ein gwybodaeth. Byddwn yn gweithredu ac yn cadw at bolisïau cadw gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch gwybodaeth a byddwn yn sicrhau y ceir gwared â’ch gwybodaeth yn ddiogel ar ddiwedd y cyfnod cadw priodol.

O dan y gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau gan gynnwys:

Eich hawl i gael mynediad – Mae gennych hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol. 

Eich hawl i gywiro – Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol rydych chi’n credu sy’n anghywir. Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth rydych chi’n credu sy’n anghyflawn. 

Eich hawl i ddileu – Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau. 

Eich hawl i gyfyngu ar brosesu  – Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau. 

Eich hawl i wrthwynebu prosesu  – Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau.

Eich hawl i gludadwyedd data – Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo’r wybodaeth bersonol a roesoch i sefydliad arall, neu i chi, mewn rhai amgylchiadau.

Nid oes rhaid i chi dalu unrhyw dâl am arfer eich hawliau. Os byddwch yn gwneud cais, mae gennym un mis i ymateb i chi.

Cysylltwch â ni yn Governance@v2c.org.uk os ydych am wneud cais. Gallwch hefyd ein ffonio ar 0300 123 2100 neu ysgrifennwch atom – Parc Busnes Tremains , Tremains Road, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 1TZ.

• Byddwn yn cadw’r hawliau a roddir i chi o dan gyfreithiau preifatrwydd a diogelu data cymwys a byddwn yn sicrhau yr ymdrinnir ag ymholiadau sy’n ymwneud â materion preifatrwydd yn brydlon ac yn dryloyw.
• Byddwn yn hyfforddi ein staff ynglŷn â’u rhwymedigaethau diogelu data.
• Byddwn yn sicrhau bod gennym fesurau diogelwch ffisegol a thechnolegol priodol i ddiogelu eich gwybodaeth, ni waeth ble mae’n cael ei chadw.
• Byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i ni ar y tudalennau hyn mewn cysylltiad â’r ymholiad neu’r cais a gyflwynwch i ni ac ni fydd yn cael ei defnyddio at ddibenion marchnata.

Rydym yn cadw’r hawl i addasu neu ddiwygio’r datganiad hwn ar unrhyw adeg ac am unrhyw reswm; bydd unrhyw newidiadau i’n Hegwyddorion Preifatrwydd yn cael eu postio ar y dudalen hon fel eich bod bob amser yn cael gwybod am y wybodaeth rydym yn ei chasglu a sut rydym yn ei defnyddio. Nid oes dim yn y datganiad hwn yn creu neu’n mynd ati’n fwriadol i greu contract neu gytundeb rhyngom ni ac unrhyw ddefnyddiwr sy’n ymweld â’r Wefan neu’n darparu gwybodaeth adnabod o unrhyw fath.

For Customers holding an occupation contract only

Not only will we be able to work with you more closely to manage your existing occupation contract, your track record as a contract holder will enable Experian to use the information supplied to them to assist other landlords and organisations to:

• assess and manage any new occupation contracts you may enter into;
• assess your financial standing to provide you with suitable products and services;
• manage any accounts that you may already hold, for example reviewing suitable products or adjusting your product in light of your current circumstances;
• contact you in relation to any accounts you may have and recovering debts that you may owe;
• verifying your identity, age and address, to help other organisations make decisions about the services they offer;
• help to prevent crime, fraud and money laundering;
• screen marketing offers to make sure they are appropriate to your circumstances;
• for Experian to undertake statistical analysis, analytics and profiling, 
• and for Experian to conduct system and product testing and database processing activities, such as data loading, data matching and data linkage.

If you would like to see more information on these, and to understand how the credit reference agencies each use and share rental data as bureau data (including the legitimate interests each pursues) this information is provided in this link: www.experian.co.uk/crain (Credit Reference Agency Information Notice (CRAIN)). (For a paper copy, please get in touch with us or with Experian using the contact details in this letter).

We will continue to exchange information about you with Experian while you have a relationship with us. We will also inform Experian when your occupation contract has ended and if you have outstanding rental arrears Experian will record this outstanding debt. Experian will hold your rental data for the time limits explained in CRAIN (section 7). Rental data falls into the Identifiers (e.g. your name, address, date of birth) and financial account categories (i.e. tenancy account, rental payment information).

We and Experian will ensure that your information is treated in accordance with UK data protection law, so you can have peace of mind that it will be kept secure and confidential and your information will not be used for prospect marketing purposes. 

If you would like advice on how to improve your credit history you can access independent and impartial advice from www.moneyadviceservice.org.uk (you can get a copy of your Statutory Credit Report by visiting www.experian.co.uk/consumer/statutory-report).  

If you are unhappy with anything relating to Rental Exchange, please contact us on the contact details above. You also have the ability to get in touch with the Information Commissioner’s Office. More information about this can be found using this link here: https://ico.org.uk/concerns/. 

Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch eich preifatrwydd wrth ddefnyddio’r wefan hon, rhowch wybod i ni. Cysylltwch â ni drwy e-bost ar  Governance@v2c.org.uk. Gallwch hefyd ein ffonio ar 0300 123 2100 neu ysgrifennwch atom – Parc Busnes Tremains , Tremains Road, Pen-y-bont ar Ogwr CF31 1TZ

Mae unrhyw wybodaeth y gofynnwn amdani gennych ynglŷn â chydraddoldeb ac amrywiaeth at ddibenion monitro yn unig ac mae’n cael ei diogelu. Mae’r wybodaeth hon yn cael ei chadw ar wahân ac ni fydd yn cael ei defnyddio at unrhyw ddibenion eraill. 

Nid yw’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cynnwys y dolenni yn y wefan hon sy’n cysylltu â gwefannau eraill. Rydym yn eich annog i ddarllen y datganiadau preifatrwydd ar y gwefannau eraill rydych chi’n ymweld â nhw.

Rydym yn defnyddio cwcis i wneud i’r wefan hon weithio ac i gasglu gwybodaeth am sut rydych chi’n defnyddio ein gwefan.

Mae rhai o’r cwcis hyn yn hanfodol, tra bod eraill yn ein helpu i wella’ch profiad trwy roi gwybodaeth i ni am sut mae’r wefan yn cael ei defnyddio.

Mae cwcis angenrheidiol ar gyfer swyddogaethau sylfaenol fel llywio tudalennau a mynediad i rannau diogel. Ni all y wefan weithio’n iawn heb y cwcis hyn, a dim ond trwy newid dewisiadau’ch porwr y gellir eu diffodd.

Mae cwcis dadansoddol yn ein helpu i wella ein gwefan trwy gasglu ac adrodd gwybodaeth am ei defnydd.

Efallai y byddwn yn caniatáu i sefydliadau trydydd parti, fel Google Analytics, osod cwcis gan ddefnyddio’r wefan hon er mwyn ein helpu i ddarparu ein gwasanaethau’n well. Os hoffech chi gael mwy o wybodaeth am y cwcis a ddefnyddir, yn ogystal â gwybodaeth ar sut i optio allan, edrychwch ar y wybodaeth isod.

Google Analytics

Y tu ôl i’r llenni, rydym yn defnyddio Google Analytics i roi gwybodaeth i ni am sut mae ein defnyddwyr yn rhyngweithio â’n gwefan. 

I gael y wybodaeth yma, mae Google Analytics yn defnyddio nifer o gwcis. Mae’r wybodaeth a gesglir yn ddienw ac yn ystadegol. 

Cwcis Google Analytics yw’r cwcis gydag enwau’n dechrau “_utm”. Cwcis Google Analytics yw _utma, _utmb, _utmc a _utmz. 

I roi rheolaeth ychwanegol i chi dros gwcis Google Analytics, mae Google yn darparu ategyn optio allan ar gyfer y porwyr gwe mwyaf cyffredin http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.