Rydym eisiau i chi wybod ein bod yn cymryd eich pryderon o ddifrif, ac rydym yn gwneud ein gorau i’w datrys yn gyflym ac yn anffurfiol.
Weithiau mae pethau’n mynd o’u lle, ac efallai y byddwch yn ystyried codi cwyn.
Pryd mae defnyddio ein polisi cwynion
Os ydym ni wedi methu â chyflenwi gwasanaeth ac nid ydych yn fodlon ar ôl codi eich cwyn gyda’r cydweithiwr buoch yn delio â nhw.
Sut allaf godi cwyn yn ffurfiol?
Gallwch godi eich cwyn mewn unrhyw un o’r ffyrdd isod:
● Cysylltwch â ni ar 0300 123 2100
● E-bostiwch ni – thehub@v2c.org.uk
● Anfonwch neges yn syth atom ar Facebook yn ‘Valleys to Coast Housing’
● Defnyddiwch ein gwefan drwy ddewis yr opsiwn sgwrs fyw, neu llenwch y ffurflen gwynion
Gallwch gael copïau o’r polisi a’r ffurflen gwynion mewn ieithoedd eraill neu ar ffurf sain neu mewn print bras ar gais.
Sut fyddwn ni’n delio â’ch cwyn?
● Byddwn yn cydnabod eich cwyn yn ffurfiol o fewn pum diwrnod gwaith ac yn dweud wrthych sut rydym yn bwriadu delio â hi
● Byddwn yn gofyn i chi sut hoffech gael eich diweddaru ar eich cwyn
● Byddwn yn trin eich cwyn yn sensitif, mewn ffordd agored a gonest
● Byddwn yn gwneud yn siŵr na fydd eich ymwneud â ni yn y dyfodol yn dioddef am eich bod wedi gwneud cwyn
● Byddwn yn mabwysiadu ein Taith Gwynion
Pethau y dylech eu gwybod ynglŷn â’r ymchwiliad
Byddwn yn dweud wrthych pwy sy’n delio â’ch cwyn, a byddwn yn cadarnhau eich canlyniad dymunol ar ei chyfer. Fel arfer bydd angen i’r person sy’n ystyried eich cwyn weld y ffeiliau sydd gennym sy’n berthnasol i’ch pryderon. Os nad ydych eisiau i hyn ddigwydd, rhaid i chi ddweud wrthon ni.
Ein nod yw datrys y rhan fwyaf o gwynion o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw eich achos yn fwy cymhleth, byddwn yn rhoi gwybod i chi faint o amser y disgwyliwn iddo gymryd a pham.
Yn gyntaf, bydd y person sy’n ymchwilio i’ch achos yn ceisio cadarnhau’r ffeithiau. Mewn achosion mwy cymhleth, efallai byddwn yn creu cynllun ymchwilio, yn gofyn i chi gwrdd â ni mewn person, neu’n awgrymu cyfryngu.
Y canlyniad
Ar ôl yr ymchwiliad, byddwn yn dweud wrthych beth yw’r canlyniad ac yn esbonio pam y daethom i’n casgliad.
Os na wnaethom ddarparu’r gwasanaeth y dylech fod wedi ei gael, byddwn yn ceisio ei ddarparu nawr, os oes modd. Os ydych ar eich colled o ganlyniad i gamgymeriad ar ein rhan, byddwn yn ceisio eich adfer i’r sefyllfa lle byddech wedi bod pe byddem wedi gwneud pethau’n iawn.
Os nad ydym yn llwyddo i ddatrys eich cwyn, efallai yr hoffech gwyno i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru drwy ffonio 0300 790 0203.
Ni fydd y polisi yn berthnasol pan:
● fyddwch yn cysylltu â ni am wasanaeth am y tro cyntaf
● fyddwch yn apelio yn erbyn penderfyniad sy’n seiliedig ar bolisi neu weithdrefn â hawl i apelio ar wahân
● fod materion o flaen llys neu wedi cael eu clywed gan lys neu dribiwnlys
● fod cwyn wedi ei therfynu yn barod. Os ydych yn dal i fod yn anfodlon, bydd angen i chi ei chodi gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.
Gallwch ddarllen ein polisi cwynion llawn yma